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Des silos de données à une source unique de vérité

Intelligence documentaire

Défi principal

La division Apprentissage et Développement (L&D) de la principale entreprise mondiale des sciences de la vie nous a soumis un défi critique : la gestion d’un vaste corpus de contenus pédagogiques devenus rapidement obsolètes. Leur plateforme d’apprentissage interne proposait des diaporamas et des vidéos de formation pour divers métiers de la supply chain, mais plusieurs problèmes majeurs étaient apparus :

Mises à jour constantes du système : la plateforme de planification évolue fréquemment, avec de nouvelles fonctionnalités, scénarios et contraintes, rendant les supports de formation rapidement dépassés.
Base de connaissances obsolète et surdimensionnée : certains modules dépassaient 500 pages ou plusieurs heures de vidéo, sans refléter les fonctionnalités actuelles du système. Leur mise à jour alourdissait la charge d’experts déjà sursollicités, ralentissant les révisions et introduisant des incohérences.
Connaissance concentrée chez quelques experts : un petit groupe de spécialistes détenait l’essentiel du savoir-faire. Leur disponibilité limitée créait des goulots d’étranglement, et leur éventuel départ représentait un risque majeur de perte de savoir et d’erreurs opérationnelles.

La solution gagnante

Nous avons déployé AURA, une solution d’IA permettant de centraliser et de rationaliser les contenus de formation. Elle compare les versions de documents, intègre les commentaires et capture les mises à jour pour préserver les connaissances et éviter toute perte d’information. Cela a permis de réduire les confusions, d’accélérer les approbations et de garantir la conformité aux standards internes.

Réalisations

Contenu centralisé et cohérent : AURA a consolidé des supports de formation fragmentés en une source unique de référence, éliminant les versions obsolètes et les mises à jour dispersées sur différents canaux.
Allègement de la charge des experts grâce à une analyse des écarts ciblée : les experts reçoivent désormais des analyses d’écarts précises, réduisant considérablement leur temps de relecture et leur permettant de valider le contenu plus efficacement, sans avoir à parcourir des centaines de pages.
Mises à jour intelligentes du contenu et réduction des redondances : les premiers résultats montrent une réduction potentielle de 30 % de la création de contenu redondant, AURA identifiant ce qui doit être actualisé et ce qui peut être réutilisé.
Alignement plus rapide sur les évolutions de la plateforme : la phase actuelle détecte les modifications textuelles, tandis que la prochaine phase introduira la capacité de lire le texte dans les images, améliorant encore la précision et la réactivité du contenu.

À retenir

Les avantages d'AURA dépassent le cadre de la formation - améliorant la gestion documentaire et réduisant la dépendance aux contenus cloisonnés dans divers services comme les affaires réglementaires, la supply chain et la conformité.

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